Dans les domaines de l’ingénierie ou de la construction, la gestion de documents techniques est aussi cruciale que complexe, en raison des nombreux interlocuteurs impliqués dans un même projet et de la diversité des formats. L’utilisation d’un logiciel de gestion électronique de documents permet de faciliter et d’harmoniser l’échange d’informations entre les différentes parties prenantes, afin de collaborer plus efficacement.
GED : les spécificités de la gestion de documents techniques en ingénierie
L’avancement des grands projets de construction passe avant tout par l’échange d’informations, matérialisées sous forme de documents. De l’étude à la finalisation du projet, ces documents prennent la forme de feuilles de calcul, maquettes CAO, dessins et plans, documents contractuels, images ou courriers. Chacun de ces éléments dispose de son propre cycle de vie, d’un degré de confidentialité propre et peut être requis à divers moments par l’un ou l’autre des acteurs du projet, souvent éloignés géographiquement. Un logiciel de gestion documentaire s’avère incontournable pour gérer l’acquisition, l’indexation, la diffusion et la manipulation de ces données, quels que soient leurs formats.
GED : les fonctionnalités du logiciel de gestion électronique de documents
Les solutions GED (Gestion Électronique de Documents) ou EDMS (Electronic Document Management System), dont le logiciel Taurus est l’un des pionniers en 2003, sont pourvues de fonctionnalités spécifiques à la gestion des documents au sein d’une organisation. Imaginées en plein essor de la numérisation des données, elles offrent la possibilité aux grandes structures de collaborer à l’aide d’un plan de classement GED commun, dans lequel toutes les étapes de la gestion du document sont accessibles depuis un navigateur. Les logiciels de gestion électronique des documents centralisent et harmonisent le format et le nommage des documents et facilitent leur recherche. Avec l’avènement du cloud et des solutions collaboratives, ils sont devenus au fil des années davantage qu’une simple solution de stockage optimisée.
GED : le système de gestion électronique de documents au cœur d’un dispositif global
Au sein des grands projets d’ingénierie, le plan de classement GED et les logiciels d’EDMS ne se suffisent pas à eux-mêmes : ils sont l’élément essentiel d’un système global. La gestion documentaire est abordée sous l’angle plus large duPLM (Product Lifecycle Management). On peut par exemple citer la solution tpPLM de l’éditeur thinkproject. À ce niveau, les solutions envisagées intègrent les notions d’interopérabilité entre différents outils, la gestion des métadonnées et des fonctions collaboratives affinées. La gestion des documents est perçue sous forme de flux (workflow) plutôt que de manière figée.
Aux questions du stockage et de l’accessibilité s’ajoute celle du suivi en temps réel du projet, à tous les stades de sa réalisation. La solution envisagée peut alors servir de référence et d’élément de contrôle pour la gestion contractuelle des délais de production. L’outil devient un tableau de bord commun pour l’ensemble des acteurs et facilite la cohésion entre le maître d’œuvre, l’architecte, les équipes de travail et le client.
GED : les solutions complètes qui répondent à tous les stades de suivi du projet
Le système de gestion électronique de documents intègre la notion de confidentialité des droits d’accès. Les différents acteurs peuvent communiquer par le biais de commentaires, sans altérer ni modifier le document source. L’historique des versions garantit une traçabilité totale sur l’ensemble du cycle de vie du document. Chacune des parties prenantes dispose à tout moment, même sur le terrain, des éléments dont elle a besoin pour avancer.
La GED se dote d’outils polyvalents, adaptés aux problématiques du secteur de l’ingénierie. Ils permettent de répondre aux contraintes de plus en plus nombreuses rencontrées par les intervenants, d’automatiser les tâches sans valeur ajoutée en limitant le nombre d’erreurs et de dysfonctionnements. Elle joue donc un rôle essentiel dans ce domaine d’activité où la gestion des délais est l’un des facteurs clés du bon déroulement d’un projet.
