L’univers de l’ingénierie et de la construction est complexe, car soumis à de multiples contraintes temporelles, juridiques, administratives, techniques et organisationnelles. Certaines de ces contraintes peuvent cependant être surmontées par le recours à des compétences particulières ou à des outils adéquats. C’est notamment le cas de la question organisationnelle qui doit tenir compte de la multitude des intervenants et garantir une communication des informations de qualité et en temps utile. Aussi, le document control est la solution pour faire face aux défis des grands projets d’ingénierie et de construction.

1. Qu’est-ce que le document control ?

La notion est ambivalente. Elle désigne tant la profession de gestionnaire de documents que, par extension, les outils de création, de révision, de modification, de distribution et d’accès aux documents. En somme, le concept est au centre du processus de gestion documentaire. Il permet de garantir que la documentation soit disponible, authentique, intègre, fiable, actualisée, sécurisée et approuvée par l’ensemble des responsables du projet.

2. Un contrôle des flux documentaires souvent obligatoire

La nécessité de contrôler les flux documentaires peut résulter du droit souple. Tel est le cas des entreprises ayant opté pour la norme internationale ISO 9001 relative aux systèmes de management de la qualité, laquelle contient – au titre des exigences – des “informations documentées” tenant notamment à la création et à la mise à jour des informations documentées, ainsi qu’à leur maîtrise. Ce contrôle des flux documentaires peut aussi découler du droit dur, comme le prévoit notamment le récent règlement européen sur la protection des données, dont l’entrée en vigueur est fixée au 25 mai 2018. Le texte assigne de nombreuses obligations en matière de traitements de données qui concernent directement les activités d’ingénierie et de construction.

3. Le processus gestion documentaire : une condition du succès du projet

Si l’on a tendance à considérer que les données sont le nouvel “or noir” pour les entreprises, force est de reconnaître qu’elles ne valent que peu de chose à l’état brut. Seule l’organisation de leur traitement leur confère une valeur ajoutée. Que serait les sites web sans l’existence des moteurs de recherche ? Il en est de même dans la gestion de la documentation inhérente à tout projet d’ingénierie et de construction. Nombreux, divers, évolutifs, parfois confidentiels, les flux de documents et les flux d’échanges doivent être organisés selon des méthodes et des processus qui ne s’improvisent pas et, ce, pendant tout le cycle de vie du projet, voire même après. Ce modèle de fonctionnement est aujourd’hui l’une des conditions de la réussite des projets et, par conséquent, de la productivité de l’entreprise, en ce qu’il permet un gain de temps et une circulation facilitée de l’information entre les différents collaborateurs. Ce sont les Document Controllers qui sont en particulier les garants de la maîtrise des flux d’informations entre tous les acteurs des projet

4. Un workflow documentaire spécifique

Les secteurs de l’ingénierie et de la construction sont singuliers dans la mesure où ils font appel à une diversité d’intervenants, lesquels ont vocation à réaliser différentes tâches. Si l’on songe au contexte normatif, aux exigences de sécurité et aux responsabilités qui en découlent, la présence d’un workflow documentaire n’est pas dénuée d’intérêt, puisque celui-ci permet de définir les missions individuelles ou collectives, de manière successive, aux fins de réaliser une opération précise. Un tel système a l’avantage de mettre à disposition de tout un chacun l’information utile et de contrôler la circulation des données, selon un circuit de validation automatisé ou manuel. Il est par conséquent un instrument de dynamisation des flux de documents et des flux d’échanges, dont les responsables de l’ingénierie et de la construction devront se saisir pour améliorer les performances de leur entreprise.