Révolue, la boîte à idées dans l’entreprise ? Eh non, elle a seulement changé d’allure. Si son but est toujours le même, soit de donner la parole à tous les employés pour produire de nouvelles idées, la boîte en carton dans laquelle on insérait jadis de petits bouts de papier griffonnés a aujourd’hui laissé place à des outils 2.0. Pourquoi et comment instaurer de tels outils en entreprise ? C’est ce que vous découvrirez dans la présente rubrique.
Innovation participative
Il est aujourd’hui plus que jamais nécessaire pour les entreprises de produire des idées inédites afin de se distinguer de la concurrence toujours plus féroce. Ces idées créatives, qui contribuent à l’évolution d’un milieu de travail, peuvent provenir de chaque collaborateur, à condition qu’on lui laisse la chance de les proposer. Pour innover et demeurer proactifs à l’ère de la transformation digitale, les dirigeants et tous les responsables de l’innovation et du développement ont maintenant accès à un outil formidable, soit le Système de management des idées ou SMI. Les plateformes SMI sont accessibles 24 h/24 via Internet, le plus souvent en mode Software as a service (SaaS), sur tous types de supports. C’est la boîte à idées digitalisée, sans carton et sans papier griffonné.
Pourquoi instaurer un système d’innovation participative ?
Pour se moderniser – Dans un avenir très proche, les digital natives représenteront une grande part de la population active. Les outils digitaux n’ont (presque) plus de secrets pour eux et ils s’attendent à pouvoir les utiliser au travail. Leur donner accès à des outils en ligne, à l’aide desquels ils peuvent exprimer leurs idées, est le plus sûr moyen de les motiver et de les impliquer.
Pour bénéficier de l’imagination collective car les collaborateurs regorgent de compétences incroyables ! outils SMI en entreprise permettent la mise en commun des idées et du génie créatif de tous les collaborateurs. Ils simplifient leur interaction et la rend dynamique : soumettre une nouvelle idée, la pousser plus loin, commenter celle d’un autre, l’enrichir, la transformer. C’est pourquoi on utilise les termes innovation participative et travail collaboratif. La seule limite à l’imagination est celle que les employés se fixent eux-mêmes. Ces outils constituent en outre un moyen efficace de débusquer les forces vives d’une entreprise, les collaborateurs plus réservés qui ont des idées pas comme les autres.
Pour centraliser les idées – Exit les bonnes idées envolées à tout jamais, l’outil de brainstorming à l’ère de la transformation digitale permet de stocker, d’organiser, de hiérarchiser et de transmettre aux personnes visées les idées émises en vue de planifier leur mise en œuvre. C’est en somme la centralisation de l’information au service de l’innovation.
Comment instaurer un SMI ?
La mise en application d’un système de management des idées s’effectue en cinq étapes.
- Période de réflexion – La mise en place du système en mode projet demande qu’on statue d’abord et avant tout sur les objectifs à atteindre, la procédure à suivre pour les atteindre, le temps imparti, la désignation de l’équipe pilote, les participants, la planification budgétaire,…
- Cueuillette des idées – Une fois le projet validé, on passe à la collecte des idées. À cette étape, les chargés de projet doivent utiliser leurs habiletés communicationnelles pour présenter l’outil de façon à convaincre les personnes impliquées que toutes les idées proposées sont valables et seront bien reçues.
- Analyse et tri des propositions – On procède ensuite à la sélection des idées proposées en fonction de leur pertinence et de leur faisabilité. Cette sélection peut être effectuée en mode collaboratif, par les porteurs de projet, par les dirigeants ou encore confiée à des experts à l’externe.
- Mise en application du SMI – La quatrième étape est celle du lancement des initiatives retenues, l’étape la plus concrète et probablement la plus stimulante. Les idées des collaborateurs prennent vie et grâce à elles, des changements s’opèrent au quotidien.
- Suivi et bilan – La gestion de l’innovation nécessite un contrôle rigoureux et un processus d’amélioration continue : validation de l’atteinte des objectifs, mesure de l’efficience des indicateurs préétablis, suivi et ajustement face aux obstacles rencontrés et aux erreurs commises.
