Investissant progressivement le marché de la présentation de données, les outils dits de “Data Visualisation” ont un objectif clair : faire vivre l’information et lui apporter plus de dynamisme pour des prises de décision mieux renseignées. Une aide précieuse pour la communication entre départements d’entreprise : la data visualisation représente une passerelle bienvenue pour mieux partager les informations à l’aide de courbes et de graphiques et rendre l’activité de chacun plus compréhensible. Comment utiliser au mieux ces outils pour un partage fructueux à tous les niveaux ?

 

Partager toutes les données, mais pas n’importe comment

L’aspect très visuel des nouveaux outils de data visualisation les rend particulièrement adéquats à la présentation de données complexes, notamment les reportings financiers, habituellement si complexes pour les intervenants non-initiés. Attention cependant : simplicité de présentation ne signifie pas information simpliste. Les reportings servant de base aux graphiques doivent être complets, tout aussi travaillés qu’avant, et élaborés par les personnes disposant de l’expertise adéquate. Bien que plus simple à saisir, la présentation visuelle des résultats nécessitera bien souvent d’être étayée et nuancée par ces mêmes experts. Il est important de s’assurer que l’information n’est pas mal interprétée suite à ce remaniement graphique.

Autre facteur de succès important de la « dataviz » : le choix d’une présentation adaptée aux informations traitées : mise en avant des bons indicateurs, graphiques pertinents et éventuellement couleurs cohérentes par rapport aux codes de l’entreprise sont une assurance de mieux faire comprendre les résultats exposés. Ceux-ci doivent être compris en quelques instants, sans méprise possible.

 

Exploiter l’interactivité

Projections, évolutions dans le temps, explication portant sur plusieurs indicateurs : la force des outils de data visualisation est de pouvoir faire évoluer les graphiques en direct et à la demande pour s’adapter à la vision de chacun. En fonction de l’outil choisi, il est possible d’opter pour un niveau de profondeur et de détail très riche. Légendes cliquables, informations détaillées disponibles pour chaque indicateur si nécessaire, évolution sur une période de temps modulable offrent plus de souplesse dans les projections.

Les outils actuels tirent également profit des smartphones et tablettes, qui peuvent permettre de mieux piloter les présentations, et mettent parfois à l’honneur le travail collaboratif. Ainsi, un fichier donné peut être enrichi et modifié en direct en fonction des besoins de chaque intervenant. D’autres fonctions telles que la consultation hors ligne, la synchronisation automatique, la création de fichiers PDF, l’insertion de photos ou l’association avec Excel permettent de satisfaire tous les prérequis et d’exploiter l’existant en limitant les manipulations fastidieuses.

 

Des outils ciblés ou tout en un

Souvent conçus comme des solutions complètes, les outils de data visualisation ne sont généralement pas spécialisés pour un type de métier, bien que certains secteurs (marketing, comptabilité,…) soient parfois plus particulièrement visés par l’un ou l’autre de ces outils. Certains s’adressent en priorité aux secteurs de la finance et du contrôle de gestion, avec une interactivité pensée pour les besoins de ces métiers.

L’exploitation des données comptables y est simple et associée à des présentations riches, qui laissent une large part à la personnalisation. Les fonctionnalités approfondies (telles que l’effet de survol par exemple) permettent de ne rien perdre en précision dans la présentation des données, et donc de satisfaire toutes les parties. L’économie visuelle est importante : un graphique permet de présenter l’information de 3 ou 4 manières différentes, et donc de réduire la lourdeur de chaque présentation. Autre avantage de cette souplesse : la data visualisation sert non seulement à mieux renseigner les dirigeants d’entreprise, mais elle permet de présenter les mêmes données à un public extérieur (d’investisseurs, par exemple) sans effort de remaniement de l’information. Si la finalité de la dataviz est donc d’apporter plus de clarté dans le reporting financier, il est essentiel de fournir une base solide à la création de graphiques : celle-ci permettra d’obtenir un résultat plus riche et différents niveaux de détail pour une modularité inégalée.