Dans toutes les entreprises, lorsqu’il s’agit de choisir un logiciel de gestion voire un ERP (Enterprise Ressource Planning) parmi les dizaines de solutions existantes sur le marché, la direction et la DSI sont bien souvent démunies pour dégager du temps et trouver les bonnes méthodes pour bien comparer et s’assurer de faire le bon choix ! Faut-il choisir obligatoirement un ERP dans le Cloud ? Alors, quelles sont les bonnes pratiques en la matière ?
Identifier d’abord les solutions adaptées à votre métier
Parmi toutes les offres de progiciels ERP dans le Cloud, il est indispensable de commencer par identifier celles qui seraient susceptibles de correspondre à votre activité en faisant des recherches internet ou en allant sur des salons comme les salons solutions par exemple.
Chaque secteur fait face à des problématiques bien particulières, il est donc préférable d’opter pour une solution de gestion spécialisée dans votre métier qui saura s’adapter aussi à votre organisation. Une solution bien adaptée gérera plus efficacement des besoins complexes que des progiciels généralistes. Certains ERP sont même développés pour des PME dans des « secteurs d’activité de niche ».
Établir des grilles de comparaison très détaillées
En matière de projet ERP, mieux vaut prévenir que guérir. Il est donc indispensable de prévoir le maximum d’éléments dès le départ dans la grille de comparaison des ERP que vous allez établir. Quelles sont les technologies utilisées ? Quelles sont les fonctionnalités par services de l’entreprise ? Quels seront les besoins d’interface de données à développer avec d’autres outils du système informatique de l’entreprise ? Comment seront traités les besoins d’adaptation du progiciel au besoin de l’entreprise ? L’avantage, c’est que certaines sociétés proposent déjà des comparatifs de solutions ERP comme celui de la société TVH Consulting.
Ne pas oublier d’anticiper ses besoins futurs
Une entreprise est loin d’être une organisation figée ! Bien comparer les logiciels de gestion et ERP sur le marché pour faire le bon choix impose de réfléchir aux évolutions futures de l’entreprise et aux besoins qui pourraient arriver. La dimension « mobilité » est donc essentielle pour les logiciels de gestion car beaucoup d’entreprises vont devoir gérer de plus en plus d’information en provenance des collaborateurs sur le terrain. Ces données proviendront d’appareils mobiles, parfois des smartphones personnels, aux systèmes d’exploitation très variés entre android et iOS. Il est donc essentiel de comparer des ERP qui seront compatibles avec des terminaux mobiles. Évidemment, les solutions de gestion Cloud ou SaaS disposent d’une longueur d’avance en la matière pour répondre à ces exigences.
Formaliser tous ses besoins dans un cahier des charges
Enfin, tous ces travaux préparatoires de comparatif doivent être ensuite formalisés dans un cahier des charges qui constitue la première étape d’un projet informatique. Déployer un nouvel logiciel de gestion exige de se préserver d’éventuelles (mauvaises) surprises, d’où l’intérêt de bien formaliser ses attentes et les critères de la grille de comparaison dans un cahier des charges. Heureusement, il existe là encore des outils pour accélérer le processus : le site www.le-cahier-des-charges.com propose un service de cahier des charges gratuit qui aider à décrire tous les éléments liés au projet : le contexte, les objectifs à atteindre, les caractéristiques attendues, le fonctionnement avec l’équipe de l’intégrateur ERP et le planning prévisionnel de déploiement.
Il ne faut pas hésiter à utiliser ces services qui font gagner du temps. De plus, le cahier des charges deviendra souvent un document contractuel annexé au contrat avec le prestataire.
