Le pilotage d’un projet est indispensable pour assurer un suivi fiable de chacune des étapes de son déroulement. Les décideurs doivent pour cela travailler en intelligence avec tous les services, pour que l’ensemble des acteurs focalisent leurs efforts autour d’une ligne de conduite commune. Malheureusement, les outils décisionnels sont souvent cloisonnés au sein des services de direction comptable et financière et les données relatives à l’activité et aux prévisions de l’entreprise sont concentrées entre quelques mains au lieu d’être partagées. Dans ces conditions, comment peut-on améliorer les pratiques de gestion au sein des entreprises ?
Le partage de l’information : un point clé pour une gestion réussie
De nombreux outils collaboratifs sont mis en place au sein des grands groupes. Ils sont de précieux alliés facilitant la prise de décisions et permettant de mettre au point des stratégies de gestion pertinentes et efficaces. Cependant, l’information circule souvent de manière peu satisfaisante : les membres de la direction disposent souvent de tableaux de bord, mais ils sont rarement accessibles à tous les services concernés par le projet. Les managers conçoivent leurs propres outils, à partir de tableurs Excel ou de plannings… Ces pratiques courantes peuvent s’avérer contre-productives sur le long terme.
Il faut donc passer à des méthodes de gestion agiles et partagés, notamment pour les budgets
Quelle que soit l’importance du projet, une fois le budget mis en place et le planning établi, il est nécessaire de mettre en place des outils pour comparer le prévisionnel à l’existant, mesurer son avancement, évaluer à tout moment les risques et prendre les bonnes décisions. Le reporting, la communication de données relatives à l’activité, sous forme de rapports, est l’un des plus utilisés. Il permet d’obtenir une vue d’ensemble sur l’état du projet, mais correspond cependant à une méthode de management par le contrôle, la hiérarchie prenant connaissance du travail de l’équipe sous forme de comptes rendus.
Les méthodes de gestion agile prennent en compte de nouveaux indicateurs de performance comme la satisfaction des clients, mais aussi celle de l’équipe. Les collaborateurs sont mis à contribution à chaque étape et la logique de travail est celle de l’amélioration continue. Ce type d’organisation s’appuie sur des technologies collaboratives. En favorisant la circulation de l’information, le pilotage agile participe à améliorer la compétitivité et l’efficacité de l’équipe. Les nouvelles solutions d’élaboration budgétaires sur le marché intègrent pleinement ces dimensions pour améliorer à la fois les prévisions financières et opérationnelles…
Une bonne gouvernance de l’information
L’adoption d’outils informatiques partagés induit une gestion plus transparente, basée sur la confiance et l’intelligence collective. Toutefois, une organisation axée sur le partage des données doit aller de pair avec une gouvernance de l’information maîtrisée. Les utilisateurs d’outils de travail partagés doivent être conscients des enjeux liés à la confidentialité et à la sécurité des données. Mise à la portée de tous sur une interface commune, l’information devient une ressource clé à protéger, alimenter et partager en toute autonomie pour améliorer les performances de l’entreprise. Le stockage des données sur le cloud rend possible leur utilisation en mobilité. Et demain, les données issues du BigData serviront de plus en plus à l’éabloration de stratégies marketing et commerciales innovantes…
Digital, Business Intelligence et outils collaboratifs
Les projets de transformation digitale comme les solutions de BI (Business Intelligence) utilisent la collecte et l’analyse de données dans un objectif d’aide à la décision. Au départ réservés à des services bien précis (finance, comptabilité…) et trop complexes pour être manipulés par des utilisateurs non-initiés, ces outils numériques se sont diversifiés et se démocratisent, prenant des formes de plus en plus intuitives pour les acteurs de tous secteurs d’activité.
Les données prennent vie dans une forme immédiatement opérationnelle grâce aux solutions de Data vizualisation et de Data storytelling. Grâce à des outils collaboratifs et à un tableau de bord accessible à tous lors de chacune des phases importantes, chaque membre de l’écosystème devient partie prenante de la réussite des projets menés par l’ entreprise.
